Automatyzacja faktur i dokumentów: AI, KSeF i arkusz zamiast przepisywania

Gdzie ucieka czas przy fakturach

W typowej małej firmie faktury kosztowe to chaos w trzech miejscach. Część przychodzi mailem jako PDF, część jest w KSeF, część kierowca zostawia na papierze. Pod koniec miesiąca ktoś siada i zbiera to wszystko dla księgowej. W firmie z 60 fakturami miesięcznie zajmuje to zwykle 4 do 6 godzin.

Do tego dochodzą terminy płatności. Nie raz widziałem, jak dostawca wysyła wezwanie, bo faktura utknęła w czyjejś skrzynce. Odsetki są małe, ale zepsute relacje z dostawcą już nie.

Dobra wiadomość jest taka, że ten proces świetnie nadaje się do automatyzacji. Dane na fakturze są zawsze podobne: sprzedawca, NIP, numer, daty, kwoty. A modele AI radzą sobie z odczytem PDF i zdjęć lepiej niż klasyczne OCR sprzed kilku lat.

KSeF zmienia zasady gry

Krajowy System e-Faktur sprawia, że coraz więcej faktur ma postać ustrukturyzowanego pliku XML. To ogromne ułatwienie, bo takich danych nie trzeba już odczytywać przez AI. Wystarczy je pobrać przez API KSeF albo przez program księgowy, który ma z nim integrację, i przenieść do arkusza.

Nie znaczy to, że AI przestaje być potrzebne. Wciąż przychodzą faktury zagraniczne, paragony, rachunki od osób prywatnych, umowy i protokoły. A dane z KSeF trzeba jeszcze opisać: do jakiego projektu należy koszt, którego samochodu dotyczy faktura za paliwo, czy to środek trwały. Tu model językowy sprawdza się bardzo dobrze.

U klientów buduję zwykle dwa strumienie. Pierwszy pobiera faktury z KSeF raz dziennie i zapisuje je w arkuszu. Drugi zbiera PDF-y i zdjęcia ze skrzynki faktury@ i odczytuje je przez AI. Oba trafiają do tej samej tabeli.

Odczyt PDF i zdjęć przez AI

Scenariusz w Make albo n8n jest prosty. Nowy mail w skrzynce faktury@ z załącznikiem. Plik trafia do modelu multimodalnego, który widzi obraz dokumentu. Model zwraca JSON z polami: sprzedawca, NIP, numer faktury, data wystawienia, termin płatności, kwota netto, VAT, brutto, numer konta. Wynik ląduje w Google Sheets, a plik w folderze na Dysku Google.

Z doświadczenia: przy czytelnych PDF-ach trafność jest bliska 99%. Przy zdjęciach pogniecionych paragonów spada do około 90%. Dlatego dodaję prostą kontrolę. Automat sprawdza, czy netto plus VAT równa się brutto, i czy NIP ma poprawną sumę kontrolną. Jeśli coś się nie zgadza, wiersz dostaje czerwony kolor i czeka na człowieka.

Numer konta z faktury porównuję z listą znanych kont dostawcy. Jeśli jest nowy, automat wysyła ostrzeżenie. To chroni przed popularnym oszustwem, w którym ktoś podsyła fakturę ze zmienionym numerem rachunku.

Przypomnienia o płatnościach i porządek dla księgowej

Gdy dane są w arkuszu, reszta to czysta automatyzacja bez AI. Codziennie o 8:00 scenariusz sprawdza faktury z terminem w ciągu 3 dni i wysyła listę na maila albo na Slacka. Po opłaceniu zaznaczasz checkbox i faktura znika z listy.

Na koniec miesiąca automat pakuje wszystkie pliki z danego miesiąca do jednego folderu i wysyła księgowej link wraz z zestawieniem. Jedno z biur rachunkowych, z którym współpracuję, mówi, że klienci z takim procesem oddają dokumenty średnio 5 dni wcześniej. Jeśli chcesz podpiąć dane do programu księgowego, przeczytaj o integracji z CRM i ERP.

Faktury sprzedażowe możesz obsłużyć podobnie: przypomnienie do klienta 3 dni przed terminem, drugie 3 dni po terminie. Pierwsze wysyła się samo, drugie zatwierdzam ręcznie, bo ton takiej wiadomości zależy od relacji z klientem.

Na co uważać

Faktury zawierają dane firm, ale też dane osobowe przy jednoosobowych działalnościach. Korzystam więc z dostawców modeli z umową powierzenia i serwerami w UE, a w n8n na własnym serwerze da się wszystko trzymać u siebie. Nigdy nie używam do tego darmowego czatu, gdzie dane mogą trafić do treningu.

Druga sprawa to odpowiedzialność. AI odczytuje, ale nie księguje. Decyzja o zaliczeniu kosztu, stawce VAT czy rozliczeniu należy do księgowej. Automatyzacja ma dostarczyć jej czyste dane, a nie zastąpić jej wiedzę. To dobry przykład podejścia human in the loop.