Automatyzacje AI
Automatyczne raporty w Excelu i Google Sheets z komentarzem AI
Raport, którego nikt nie lubi robić
W wielu firmach, z którymi pracuję, poniedziałek zaczyna się od raportu. Ktoś eksportuje dane z systemu sprzedaży, kopiuje je do Excela, robi tabelę przestawną, wkleja wykres do maila i dopisuje dwa zdania. Zajmuje to od 1 do 4 godzin tygodniowo, czyli nawet 200 godzin rocznie.
Ten proces ma wszystkie cechy dobrego kandydata do automatyzacji. Jest powtarzalny, dane przychodzą z tych samych źródeł, format wyniku jest stały. Do tego ręczne kopiowanie rodzi błędy, a nikt ich nie wyłapuje, bo nikt nie sprawdza raportu linijka po linijce.
Automatyzację raportów dzielę na trzy części: zbieranie danych, obliczenia i komentarz. AI jest potrzebne tylko w ostatniej. Pierwsze dwie to zwykła, dobrze zrobiona automatyzacja.
Zbieranie danych bez kopiowania
Większość systemów, z których korzystają małe firmy, ma API albo integrację z Make i Zapierem. Sklep na Shopify czy WooCommerce, system fakturowy, CRM, Google Analytics, Meta Ads. Scenariusz raz dziennie pobiera nowe dane i dopisuje je do arkusza w Google Sheets.
Jeśli system nie ma API, zostaje eksport CSV wysyłany mailem. Wtedy automat odbiera maila, rozpakowuje plik i przenosi dane do arkusza. Nie jest to eleganckie, ale działa latami.
Ważne: trzymam surowe dane w osobnej zakładce, a obliczenia w innej. Dzięki temu jeśli coś pójdzie źle, zawsze mogę wrócić do źródła i sprawdzić, skąd wzięła się dana liczba.
Obliczenia: formuły, nie AI
Tu wiele osób popełnia błąd. Wklejają surowe dane do ChatGPT i proszą o policzenie sumy sprzedaży. Model czasem liczy dobrze, a czasem nie, bo nie jest kalkulatorem. Przewiduje tekst. Pomyłka o 3% w przychodzie potrafi przejść niezauważona tygodniami.
Dlatego wszystkie liczby liczę formułami w arkuszu: SUMA.JEŻELI, tabele przestawne, zapytania QUERY w Google Sheets. AI może pomóc je napisać, i robi to świetnie. Gotowe polecenia znajdziesz w promptach do Excela i danych. Ale samo liczenie zostawiam arkuszowi.
Wynikiem jest zakładka „raport” z kilkunastoma liczbami: sprzedaż w tygodniu, zmiana względem poprzedniego tygodnia, top 5 produktów, średnia wartość zamówienia, koszt pozyskania klienta. Te liczby przekazuję dalej do AI.
Komentarz pisany przez AI
Tabela z liczbami to jeszcze nie raport. Szef albo wspólnik chce wiedzieć, co z tego wynika. Tu model językowy sprawdza się świetnie. Dostaje gotowe liczby z bieżącego i poprzedniego tygodnia i pisze 5 do 8 zdań: co wzrosło, co spadło, co jest nietypowe.
W prompcie zabraniam modelowi liczenia czegokolwiek samodzielnie. Ma korzystać tylko z liczb, które dostał. Jeśli widzi spadek, ma go opisać, a nie wymyślać przyczyny. Przyczyny może zasugerować jako pytania, na przykład „czy spadek ruchu z reklam wiąże się z wyłączeniem kampanii we wtorek?”.
Gotowy raport trafia mailem w poniedziałek o 7:00. Właściciel sklepu internetowego, dla którego to budowałem, powiedział, że pierwszy raz od lat czyta raport przy kawie zamiast go robić.
Pułapki i jak ich unikać
Najczęstsza pułapka to zmiana w źródle danych. Sklep zmienia nazwę pola, API się aktualizuje i nagle raport pokazuje zero sprzedaży. Dodaję więc prostą kontrolę: jeśli jakaś wartość jest zerowa albo zmieniła się o więcej niż 50%, raport dostaje ostrzeżenie na górze, a ja maila.
Druga pułapka to zbyt wiele liczb. Raport z 40 wskaźnikami nikt nie czyta. Zaczynam od 5 do 8, a kolejne dodaję tylko wtedy, gdy ktoś o nie zapyta dwa razy.
Jeśli raporty mają zawierać dane klientów, na przykład listę największych odbiorców, pamiętam o RODO. Do modelu AI wysyłam zagregowane liczby, bez nazwisk. Zasady opisuję w tekście o bezpiecznym korzystaniu z AI w firmie.
Najczęstsze pytania
Czy mogę zrobić to w Excelu zamiast Google Sheets?
Tak. Excel w Microsoft 365 ma integracje z Make i Power Automate. Google Sheets jest po prostu łatwiejszy do połączenia z narzędziami no-code.
Dlaczego nie mogę poprosić AI o policzenie danych?
Bo model językowy przewiduje tekst i potrafi pomylić się w arytmetyce. Formuła w arkuszu zawsze liczy tak samo. AI zostawiam opis i interpretację.
Ile kosztuje automatyczny raport?
Plan Make za około 45 zł i kilka groszy za komentarz AI w tygodniu. Konfiguracja pierwszego raportu to zwykle 4 do 8 godzin.
Czy raport może przychodzić na Slacka albo Teams?
Tak, Make i n8n mają integracje z oboma. Część klientów woli krótką wersję na komunikatorze i pełną w mailu.
Zobacz też
Robisz co tydzień ten sam raport? Napisz, skąd bierzesz dane, a pokażę, jak może zrobić się sam.
Kontakt
Masz proces, który zjada czas zespołu?
Napisz dwa zdania o tym, co boli. Odpiszę i powiem wprost, czy warto to automatyzować.
albo zadzwoń +48 735 170 951 · +48 516 461 444
Zwykle odpisuję tego samego dnia.