Prompty do Excela i analizy danych: formuły, raporty, wnioski
Prompty dla tych, którzy spędzają w arkuszach za dużo czasu: formuła z opisu słownego, naprawa błędu #N/D!, czyszczenie danych, analiza tabeli i raport dla szefa.
Cezary Gąsior · AI Software·11 promptów·
Arkusze to miejsce, w którym AI oszczędza najwięcej czasu osobom nietechnicznym. Nie trzeba pamiętać składni WYSZUKAJ.PIONOWO ani szukać na forach, jak połączyć dwie kolumny. Wystarczy opisać, co chcesz osiągnąć, a model poda formułę i wyjaśni, jak działa.
Jedno ostrzeżenie na start: modele językowe słabo liczą w pamięci. Formuły piszą świetnie, ale sumowanie tysiąca wierszy „w głowie” to proszenie się o błąd. Dlatego prompty poniżej każą modelowi pisać formuły i analizować wyniki, a samo liczenie zostawiają arkuszowi. Wyjątek to funkcje analizy danych w ChatGPT czy Claude, w których model uruchamia kod na wgranym pliku. Tam liczy program, a nie model.
1. Formuła z opisu słownego
Wiesz, co chcesz policzyć, ale nie wiesz, jak zapisać to formułą.
Pracuję w [Excel po polsku / Excel po angielsku / Google Sheets].
Mam arkusz z kolumnami:
A: [np. data zamówienia]
B: [np. klient]
C: [np. kwota netto]
D: [np. status: opłacone / nieopłacone]
Dane zaczynają się w wierszu 2, nagłówki są w wierszu 1.
Chcę: [opisz słowami, np. zsumować kwoty nieopłaconych zamówień z ostatnich 30 dni dla każdego klienta osobno].
Podaj:
1. formułę gotową do wklejenia, z nazwami funkcji w wersji językowej, której używam,
2. wyjaśnienie, co robi każda jej część,
3. jak ją rozciągnąć na kolejne wiersze albo kolumny, jeśli to potrzebne.
Wersja językowa ma znaczenie: w polskim Excelu jest SUMA.WARUNKÓW, w angielskim SUMIFS. Bez tej informacji model często poda formułę, która po wklejeniu zwróci błąd.
2. Wyjaśnienie cudzej formuły
Dostałeś arkusz po poprzedniku i jest w nim formuła na trzy linijki, której nikt nie rozumie.
Wyjaśnij tę formułę tak, jakbym dopiero zaczynał pracę z Excelem:
[wklej formułę]
Kontekst: w kolumnie A są [co], w kolumnie B [co].
Rozpisz:
1. co formuła robi, w jednym zdaniu,
2. krok po kroku, od najbardziej wewnętrznej funkcji,
3. w jakich sytuacjach może dać zły wynik albo błąd,
4. czy da się ją napisać prościej (jeśli tak, podaj wersję).
Punkt trzeci regularnie wyłapuje ukryte problemy, na przykład formułę, która przestaje działać, gdy w danych pojawi się pusta komórka.
3. Naprawa błędu w formule
Formuła zwraca #N/D!, #ARG!, #DZIEL/0! albo po prostu zły wynik.
Ta formuła nie działa:
[wklej formułę]
Błąd albo zły wynik: [np. #N/D! w części wierszy / suma wychodzi za mała]
Przykładowe dane z wiersza, w którym jest problem: [wklej wartości z kilku kolumn]
Czego się spodziewam: [oczekiwany wynik]
Wskaż najbardziej prawdopodobne przyczyny, od najczęstszej, i dla każdej podaj, jak to sprawdzić i jak poprawić formułę.
Przykładowe dane z problematycznego wiersza to połowa diagnozy. Najczęstsze przyczyny to spacje na końcu tekstu, liczby zapisane jako tekst i różne formaty dat.
4. Analiza wklejonej tabeli
Masz tabelę z danymi i chcesz szybko zobaczyć, co z niej wynika, zanim zaczniesz robić wykresy.
Poniżej jest tabela z danymi [czego dotyczy, np. sprzedaż miesięczna według produktów za 2025 rok].
[wklej tabelę, najlepiej skopiowaną z arkusza]
Przeanalizuj ją i podaj:
1. 3-5 najważniejszych obserwacji (trendy, wyraźne zmiany, wartości odstające),
2. pytania, które warto zadać, żeby zrozumieć przyczyny tych zmian,
3. czego nie da się stwierdzić na podstawie tych danych.
Przy każdej liczbie zaznacz, czy jest wzięta wprost z tabeli, czy policzona przez Ciebie. Przy policzonych podaj formułę, którą mogę sprawdzić wynik w arkuszu.
Rozróżnienie liczb wziętych z tabeli od policzonych przez model to prosta ochrona przed błędami. Te drugie zawsze sprawdzaj formułą.
5. Raport dla szefa w trzech zdaniach
Masz dane i musisz przekazać wnioski komuś, kto nie ma czasu czytać tabel.
Na podstawie tych danych przygotuj krótkie podsumowanie dla [kto, np. właściciela firmy], który ma na to 30 sekund.
[wklej dane albo wyniki analizy]
Format:
- najważniejsza informacja w jednym zdaniu (z liczbą),
- dwa zdania wyjaśnienia: co się zmieniło i dlaczego (jeśli wiadomo),
- jedna rekomendacja albo decyzja do podjęcia.
Bez żargonu i bez wykresów. Liczby zaokrąglij do pełnych tysięcy albo procentów.
Ograniczenie do 30 sekund czytania wymusza wybór tego, co naprawdę ważne. Modele same z siebie chcą powiedzieć wszystko.
6. Czyszczenie danych
Masz listę klientów albo produktów wklejoną z trzech systemów i każdy zapisywał dane inaczej.
Mam kolumnę z danymi zapisanymi niejednolicie, na przykład:
[wklej 20-30 przykładowych wartości, np. nazwy firm: „ABC sp. z o.o.”, „ABC Sp.z.o.o”, „abc spółka z ograniczoną odpowiedzialnością”]
1. Zaproponuj reguły ujednolicenia (jaki ma być docelowy format).
2. Podaj formuły [Excel / Google Sheets], które zrobią to automatycznie na całej kolumnie, tam gdzie się da.
3. Wypisz przypadki, których formułą nie da się pewnie poprawić i trzeba je sprawdzić ręcznie.
Przy kilkuset wierszach możesz poprosić model o poprawienie całej listy naraz, ale przy tysiącach formuły są pewniejsze. Model przy długich listach potrafi po cichu pominąć albo zmienić jakiś wiersz.
7. Tabela przestawna krok po kroku
Chcesz zrobić zestawienie z dużej tabeli, ale tabele przestawne to dla Ciebie czarna magia.
Mam tabelę z kolumnami: [lista kolumn].
Chcę zobaczyć: [np. sprzedaż w każdym miesiącu z podziałem na handlowców, z sumą na końcu].
Wyjaśnij krok po kroku, jak zrobić to tabelą przestawną w [Excel / Google Sheets]:
- co zaznaczyć,
- które pola przeciągnąć do wierszy, kolumn i wartości,
- jak zgrupować daty po miesiącach,
- jak odświeżyć tabelę, kiedy dojdą nowe dane.
Pisz dla kogoś, kto robi to pierwszy raz.
Jeśli coś w instrukcji nie zgadza się z tym, co widzisz na ekranie, dopisz, jakiej wersji Excela używasz. Menu różnią się między wersjami.
8. Jaki wykres wybrać
Masz dane i nie wiesz, jak je pokazać na prezentacji.
Chcę pokazać na prezentacji dla [odbiorca] takie dane:
[opisz albo wklej dane]
Co ma zobaczyć odbiorca: [np. że sprzedaż produktu A spada, a B rośnie]
Zaproponuj najlepszy typ wykresu i uzasadnij wybór. Podaj też:
- czego unikać przy tych danych (np. wykresu kołowego przy 12 kategoriach),
- jak ustawić osie i kolory, żeby najważniejsza informacja była widoczna od razu,
- tytuł wykresu, który mówi wniosek, a nie tylko temat.
Tytuł z wnioskiem („Produkt B rośnie od marca, A spada”) zamiast tematu („Sprzedaż 2025”) to najprostsza poprawka każdej prezentacji z danymi.
9. Makro albo skrypt do powtarzalnej czynności
Co tydzień robisz w arkuszu te same kliknięcia: kopiujesz, filtrujesz, zapisujesz jako osobny plik.
Co tydzień robię w [Excel / Google Sheets] tę samą czynność:
[opisz krok po kroku, co klikasz, np. filtruję arkusz „Zamówienia” po statusie „wysłane”, kopiuję wyniki do nowego arkusza, zapisuję jako plik z datą w nazwie]
Napisz [makro VBA / skrypt Google Apps Script], które to zrobi.
- Dodaj komentarze po polsku przy każdym kroku.
- Napisz, jak je dodać i uruchomić, krok po kroku.
- Zanim cokolwiek usunie albo nadpisze, niech zapyta o potwierdzenie.
Zanim uruchomię to na prawdziwych danych, powiedz mi, jak przetestować skrypt na kopii.
Zawsze testuj na kopii pliku. Makro, które źle zrozumiało opis, potrafi w sekundę nadpisać tydzień pracy.
10. Dane z PDF-a albo maila do tabeli
Masz dane w nieporęcznej formie: tabela w PDF-ie, zestawienie w treści maila, lista w dokumencie Word.
Zamień poniższe dane na tabelę z kolumnami: [lista kolumn, np. data, numer faktury, kontrahent, kwota netto, VAT].
[wklej tekst skopiowany z PDF-a albo maila]
Zasady:
- zwróć wynik jako tabelę, którą mogę skopiować do arkusza,
- kwoty zapisz jako liczby z przecinkiem dziesiętnym, bez „zł”,
- daty w formacie RRRR-MM-DD,
- jeśli jakiejś wartości nie da się odczytać, wpisz „?” zamiast zgadywać.
Na końcu napisz, ile wierszy przetworzyłeś, żebym mógł porównać z oryginałem.
Liczba przetworzonych wierszy to prosty test, czy model czegoś nie zgubił. Przy danych finansowych sprawdź też sumę kontrolną.
11. Sprawdzenie logiki wyliczenia
Ktoś przysłał wyliczenie (budżet, kosztorys, kalkulację) i chcesz sprawdzić, czy sposób liczenia jest poprawny.
Sprawdź logikę tego wyliczenia:
[wklej kalkulację, np. kosztorys z pozycjami, ilościami, cenami i sumami]
Nie przeliczaj wszystkiego w pamięci. Zamiast tego:
1. sprawdź, czy sposób liczenia jest poprawny (np. czy VAT liczony jest od właściwej kwoty, czy rabat nie jest odjęty dwa razy),
2. wskaż miejsca, gdzie najprawdopodobniej jest błąd,
3. podaj formuły, którymi mogę sam przeliczyć najważniejsze sumy w arkuszu.
W tym zadaniu model jest świetnym kontrolerem logiki, a słabym kalkulatorem. Podział ról w prompcie wykorzystuje jego mocną stronę.
Kiedy wgrać plik, a kiedy wkleić dane
Wklejanie danych do okna czatu sprawdza się przy kilkudziesięciu, może kilkuset wierszach. Przy większych plikach lepiej wgrać cały arkusz do funkcji analizy danych w ChatGPT albo Claude. Wtedy model pisze i uruchamia kod, który liczy na pełnych danych, i pokazuje, jak doszedł do wyniku. To dużo pewniejsze niż liczenie „w głowie” modelu.
Przy danych firmowych pamiętaj, gdzie trafiają. Arkusz z wynagrodzeniami czy danymi klientów wgrywaj tylko do narzędzi firmowych z umową powierzenia danych, nigdy do darmowej wersji konsumenckiej.
Raporty, które robią się same
Jeśli ten sam raport przygotowujesz co tydzień, warto go zautomatyzować: dane pobierają się same, AI dopisuje komentarz z wnioskami, a gotowy raport trafia na maila w poniedziałek rano. Jak to zbudować, opisuję w tekście o automatycznych raportach z Excela i Google Sheets.
Najczęstsze pytania
Czy ChatGPT dobrze liczy w Excelu?
Formuły pisze dobrze, liczyć w pamięci nie powinien. Przy dłuższych obliczeniach model potrafi się pomylić i podać wynik z pełnym przekonaniem. Najpewniej jest poprosić o formułę i policzyć w arkuszu albo wgrać plik do funkcji analizy danych, w której liczy uruchomiony kod.
Czy Copilot w Excelu to to samo co ChatGPT?
Copilot w Microsoft 365 też korzysta z modeli językowych, ale działa bezpośrednio w arkuszu i widzi Twoje dane bez kopiowania. Prompty z tej strony działają w nim podobnie. Dostępność i funkcje zależą od planu Microsoft 365, więc sprawdź, co zawiera Twoja licencja.
Jak podać modelowi dane z arkusza, żeby dobrze je zrozumiał?
Skopiuj zakres razem z nagłówkami i wklej jako tekst. Dopisz, co oznacza każda kolumna, jeśli nazwy nie są oczywiste, i w jakim formacie są daty i kwoty. Przy danych osobowych zastąp nazwiska identyfikatorami, zanim cokolwiek wkleisz.