Prompty do sprzedaży: oferty, follow-upy i przygotowanie do rozmów
Prompty dla każdego, kto sprzedaje, nawet jeśli nie ma na wizytówce słowa „handlowiec”: oferta z notatek po rozmowie, odpowiedzi na „za drogo”, follow-upy i notatki do CRM.
Cezary Gąsior · AI Software·11 promptów·
W małych firmach sprzedaje zwykle właściciel, między jednym zleceniem a drugim. Oferty pisze wieczorem, follow-upy odkłada, a notatki z rozmów zostają w głowie. AI nie zastąpi rozmowy z klientem, ale świetnie zajmuje się tym, co przed nią i po niej.
We wszystkich promptach poniżej najważniejszy jest kontekst z rozmowy: co klient powiedział, czego się boi, na czym mu zależy. Model tego nie wie, a bez tego napisze ofertę, która mogłaby trafić do kogokolwiek.
1. Oferta handlowa z notatek po rozmowie
Po rozmowie masz notatki w punktach i chcesz z nich zrobić ofertę, zanim klient ostygnie.
Na podstawie notatek z rozmowy przygotuj ofertę handlową.
Notatki z rozmowy:
[wklej notatki, nawet chaotyczne]
Moja oferta:
- zakres: [co dokładnie robimy]
- cena: [kwota netto lub brutto, warianty, jeśli są]
- termin: [czas realizacji]
- warunki: [płatność, gwarancja]
Struktura oferty:
1. Jedno zdanie, które pokazuje, że zrozumiałem problem klienta (jego słowami z notatek).
2. Co proponuję i dlaczego właśnie to.
3. Zakres w punktach.
4. Cena i warunki.
5. Następny krok z konkretną datą.
Maksymalnie jedna strona. Bez ogólników o doświadczeniu i profesjonalizmie.
Pierwsze zdanie słowami klienta robi największą robotę. Klient czyta własną myśl i od razu wie, że oferta jest dla niego, a nie z szablonu.
2. Przygotowanie do rozmowy sprzedażowej
Za godzinę masz rozmowę z potencjalnym klientem i chcesz wejść przygotowany.
Za godzinę rozmawiam z potencjalnym klientem. Pomóż mi się przygotować.
Kim jest: [firma, branża, wielkość, stanowisko rozmówcy]
Co wiem o jego sytuacji: [np. co napisał w formularzu, co jest na stronie firmy]
Co sprzedaję: [oferta]
Przygotuj:
1. 5 pytań otwartych, które pomogą mi zrozumieć jego problem i budżet.
2. 3 najbardziej prawdopodobne obiekcje i krótką odpowiedź na każdą.
3. Sygnały, że to nie jest klient dla mnie (żeby nie tracić czasu obu stron).
4. Jak zaproponować następny krok na koniec rozmowy.
Punkt trzeci często pomijamy, a oszczędza najwięcej czasu. Nie każda rozmowa ma się skończyć sprzedażą.
3. Odpowiedź na obiekcję „za drogo”
Klient mówi, że za drogo, a Ty nie chcesz od razu schodzić z ceny.
Klient powiedział: [dokładne słowa klienta, np. „Konkurencja zrobi to za połowę tej ceny”].
Kontekst:
- Moja cena: [kwota] za [zakres]
- Co wiem o ofercie konkurencji: [jeśli coś wiem]
- Czym różni się moja oferta: [konkretne różnice]
- Na co mogę się zgodzić: [np. rozłożenie płatności, mniejszy zakres, nic]
Zaproponuj 3 sposoby odpowiedzi:
1. dopytanie, co dokładnie klient porównuje,
2. pokazanie różnicy w zakresie lub ryzyku,
3. zmniejszenie zakresu zamiast obniżki ceny.
Każda odpowiedź to 2-4 zdania, tak jak powiedziałbym to w rozmowie, bez manipulacyjnych technik.
Pierwsza odpowiedź, czyli dopytanie, najczęściej wygrywa. „Za drogo” rzadko znaczy to samo u dwóch różnych klientów.
4. Pierwszy mail po poleceniu albo spotkaniu na wydarzeniu
Ktoś Cię polecił albo poznaliście się na targach czy konferencji. Chcesz napisać tak, żeby rozmowa miała ciąg dalszy.
Napisz krótki mail do [imię, stanowisko, firma].
Skąd się znamy: [np. polecił mnie Jan Kowalski / rozmawialiśmy na targach o...]
Co wiem o jego sytuacji: [problem albo plan, o którym wspomniał]
Co mogę mu dać: [konkretny efekt, najlepiej z liczbą z podobnego projektu]
Czego chcę: [np. 20 minut rozmowy w przyszłym tygodniu]
Zasady:
- do 90 słów,
- pierwsze zdanie przypomina konkretnie, skąd się znamy,
- jeden przykład z mojego doświadczenia zamiast listy usług,
- jedno proste pytanie na końcu,
- bez „Nazywam się... i reprezentuję firmę...” na początku.
Konkret w pierwszym zdaniu („rozmawialiśmy przy stoisku o awariach linii pakującej”) sprawia, że adresat od razu wie, kim jesteś. Przy mailach do osób, z którymi nie masz żadnej relacji, pamiętaj, że wysyłanie niezamówionej oferty mailem wymaga w Polsce zgody odbiorcy.
5. Plan kontaktu po wysłanej ofercie
Wysyłasz ofertę i chcesz mieć z góry zaplanowane, kiedy i z czym się odezwać, zamiast improwizować.
Wysłałem ofertę: [czego dotyczy, dla kogo, kwota]. Klient powiedział na rozmowie, że decyzję podejmie [kiedy, z kim].
Przygotuj plan kontaktu na 3 tygodnie:
- ile razy się odezwać i kiedy (dni od wysłania oferty),
- którym kanałem (mail, telefon, LinkedIn),
- z czym za każdym razem: każdy kontakt ma wnosić coś nowego, np. przykład realizacji, odpowiedź na wątpliwość z rozmowy, informację o terminach,
- treść każdej wiadomości do 60 słów.
Ostatni kontakt ma uprzejmie zamknąć temat, jeśli klient nie odpowie.
Ostatnia wiadomość, która zamyka temat, zaskakująco często wywołuje odpowiedź. Ludzie nie lubią, kiedy coś ucieka im z rąk.
6. Notatka z rozmowy do CRM
Po rozmowie chcesz w minutę zapisać w CRM to, co ważne, zamiast wklejać chaotyczne notatki.
Z poniższych notatek (albo transkrypcji) rozmowy z klientem przygotuj wpis do CRM:
- Firma i rozmówca:
- Potrzeba klienta (1-2 zdania):
- Budżet (jeśli padł):
- Kto decyduje i kiedy:
- Obawy i obiekcje:
- Co obiecałem i do kiedy:
- Następny krok (data):
- Szansa na sprzedaż (niska / średnia / wysoka) i dlaczego:
Wypełnij tylko to, co wynika z notatek. Puste pola zostaw z dopiskiem „nie padło”.
Notatki:
[wklej]
Klient przysłał ofertę konkurencji i pyta, czym się różnicie.
Klient porównuje moją ofertę z ofertą konkurencji. Porównaj je rzetelnie.
Moja oferta:
[wklej]
Oferta konkurencji:
[wklej]
Przygotuj:
1. Tabelę różnic: zakres, cena, terminy, gwarancje, co jest wliczone, a co dodatkowo płatne.
2. Czego brakuje w każdej z ofert albo co jest niejasne.
3. W czym konkurencja jest lepsza (bądź uczciwy).
4. Krótki mail do klienta, który pokazuje różnice bez krytykowania konkurencji.
Punkt trzeci to test uczciwości, który się opłaca. Jeśli wiesz, w czym konkurencja wygrywa, możesz to powiedzieć pierwszy, a to buduje zaufanie bardziej niż wyliczanka zalet.
8. Case study z zakończonego projektu
Masz udany projekt i chcesz go opisać na stronie albo w ofertach, ale nie wiesz jak.
Napisz case study na podstawie projektu:
Klient: [branża, wielkość, czy można podać nazwę: tak / nie]
Problem przed projektem: [konkretnie, najlepiej z liczbami]
Co zrobiliśmy: [kroki]
Efekt: [liczby, cytat klienta, jeśli jest]
Co było trudne: [jedna rzecz, która poszła inaczej niż w planie]
Struktura: tytuł z efektem, sytuacja wyjściowa, rozwiązanie, wyniki, cytat klienta, czego się nauczyliśmy.
Do 350 słów. Nie dopisuj liczb ani efektów, których nie podałem.
Fragment o tym, co było trudne, sprawia, że case study brzmi wiarygodnie. Historie, w których wszystko poszło idealnie, czyta się jak reklamę.
9. Ocena zapytania: czy warto się tym zająć
Przychodzi dużo zapytań, a nie wszystkie są warte czasu na przygotowanie oferty.
Oceń to zapytanie od potencjalnego klienta:
[wklej zapytanie]
Mój idealny klient: [np. firmy 10-50 osób z branży X, budżet od 20 000 zł]
Czego nie robię: [np. projektów poniżej 5 000 zł, pracy wyłącznie na miejscu u klienta]
Oceń w skali od 1 do 5:
- dopasowanie do mojej oferty,
- jasność potrzeby,
- sygnały budżetu,
- pilność.
Podsumuj, czy odpowiadać ofertą, zadać pytania, czy grzecznie odmówić, i dlaczego. Jeśli czegoś nie da się ocenić z treści, napisz to.
Taką ocenę da się potem zautomatyzować dla wszystkich zapytań z formularza. Opisuję to w tekście o automatyzacji obsługi leadów.
10. Przygotowanie do negocjacji
Klient chce negocjować warunki większego zlecenia, a Ty chcesz wiedzieć z góry, na co się zgodzisz.
Przygotowuję się do negocjacji z klientem. Sytuacja:
- Zlecenie: [zakres, wartość]
- Czego chce klient: [np. rabat 15%, dłuższy termin płatności]
- Moja minimalna akceptowalna cena: [kwota]
- Co mogę dać bez straty: [np. szybszy termin, dodatkowe szkolenie]
- Czego nie oddam: [np. gwarancji, zaliczki]
Przygotuj:
1. 3 warianty oferty do pokazania (od najlepszego dla mnie do granicznego).
2. Co zaproponować w zamian za każde ustępstwo (zasada: nic za darmo).
3. Zdania, których użyję, żeby odmówić bez zrywania rozmów.
4. Moment, w którym lepiej odejść od stołu.
Punkt drugi to zasada negocjacji, o której łatwo zapomnieć w trakcie rozmowy. Z przygotowaną listą trudniej oddać coś za darmo pod presją.
11. Propozycja wartości dla nowej grupy klientów
Chcesz zacząć sprzedawać nowej branży albo grupie klientów i musisz wiedzieć, jak z nimi rozmawiać.
Sprzedaję [produkt lub usługa] głównie [obecna grupa klientów]. Chcę zacząć sprzedawać [nowa grupa].
Co wiem o nowej grupie: [problemy, specyfika, jeśli coś wiem]
Przygotuj:
1. Jakie problemy tej grupy może rozwiązywać moja oferta (zaznacz, co jest pewne, a co trzeba sprawdzić).
2. Propozycję wartości w jednym zdaniu, w ich języku.
3. 5 pytań, które powinienem zadać pierwszym trzem klientom z tej grupy, zanim wydam pieniądze na reklamę.
4. Czego ta grupa może się obawiać i jak rozwiać te obawy.
Pytania do pierwszych klientów są warte więcej niż cała reszta. Model nie zna Twojego rynku, zna tylko ogólne wzorce, więc jego przypuszczenia trzeba sprawdzić w rozmowach.
AI w sprzedaży: gdzie pomaga, a gdzie przeszkadza
AI świetnie radzi sobie z pracą wokół rozmowy: przygotowaniem, notatkami, ofertą, przypomnieniami. Gorzej z samą relacją. Klient, który dostaje wyraźnie generowane maile, szybko zaczyna traktować Cię jak kolejnego sprzedawcę z automatu. Dlatego we wszystkich promptach powyżej jest miejsce na konkret z rozmowy, którego żaden model nie wymyśli.
Druga sprawa: nie pozwalaj modelowi dopisywać liczb i efektów. W ofercie czy case study zmyślony wynik to nie drobna pomyłka, tylko obietnica, z której klient może Cię rozliczyć.
Kiedy zautomatyzować sprzedaż
Jeśli zapytań jest kilkadziesiąt tygodniowo, opłaca się automatyzacja: formularz, ocena zapytania przez AI, zapis w CRM i pierwsza odpowiedź w minutę zamiast następnego dnia. Szybkość pierwszej odpowiedzi ma duże znaczenie przy zapytaniach, które klient wysłał do kilku firm naraz. Całość opisuję w tekście o automatyzacji obsługi leadów.
Najczęstsze pytania
Czy mogę wrzucić do AI dane klientów z CRM?
Do publicznego czatu nie. Dane klientów to dane osobowe, a często też tajemnica handlowa. Jeśli AI ma pracować na danych z CRM, rób to przez narzędzia firmowe z umową powierzenia danych albo przez integrację, w której dane nie trafiają do trenowania modeli. Więcej w tekście o integracji agenta AI z CRM i ERP.
Czy AI napisze lepszą ofertę niż ja?
Szybszą na pewno, lepszą tylko wtedy, gdy dasz jej to, co wiesz z rozmowy. Najlepiej działa podział: Ty dostarczasz konkret i decydujesz o cenie, model układa to w czytelny dokument.
Jak nie brzmieć jak robot w mailach sprzedażowych pisanych z AI?
Ogranicz długość, wymagaj konkretu w pierwszym zdaniu i zakaż typowych zwrotów w stylu „mam nadzieję, że ta wiadomość zastanie Cię w dobrym zdrowiu”. Po wygenerowaniu zmień jedno, dwa zdania na swoje. Więcej wskazówek jest w poradniku jak pisać dobre prompty.