Prompty do porządkowania pracy: plan tygodnia z listy zadań, projekt rozbity na kroki, agenda spotkania, zadania z notatek i procedura, którą zrozumie nowa osoba.
Cezary Gąsior · AI Software·10 promptów·
AI nie zrobi za Ciebie pracy, ale świetnie ją porządkuje. Wrzucasz chaos, dostajesz listę z priorytetami. Najwięcej daje przy rzeczach, które odkładasz, bo wydają się za duże.
1. Plan tygodnia z listy zadań
Masz trzydzieści rzeczy na głowie i nie wiesz, od czego zacząć.
Oto moje zadania na ten tydzień, bez porządku:
[lista]
Terminy, których nie mogę przesunąć: [lista]
Mam czas na skupioną pracę: [np. rano 8-11]
Stałe spotkania: [lista]
Ułóż plan dzień po dniu. Najtrudniejsze zadania daj na moje godziny skupienia. Oznacz, co można delegować albo odpuścić. Zostaw 20% czasu wolnego na niespodzianki.
Zapas 20% to różnica między planem, który działa, a planem, który rozsypuje się we wtorek.
2. Projekt rozbity na kroki
Masz duży projekt, który od tygodni leży, bo nie wiadomo, jak go ugryźć.
Mój projekt: [opis i cel]. Termin: [data]. Kto pomaga: [osoby].
Rozbij go na etapy, a etapy na zadania do 2 godzin każde.
Dla każdego zadania: kto, ile czasu, od czego zależy.
Zaznacz pierwsze zadanie, które mogę zrobić dziś w 15 minut.
Zadanie na 15 minut na dziś jest najważniejsze. Projekt rusza, kiedy zrobisz pierwszy mały krok.
3. Agenda spotkania
Spotkania trwają za długo i kończą się bez decyzji.
Przygotuj agendę spotkania [temat], [czas trwania], uczestnicy: [kto].
Decyzje, które musimy podjąć: [lista]
Co uczestnicy muszą przeczytać wcześniej: [materiały]
Agenda z czasem na każdy punkt, przy każdym punkcie: decyzja, dyskusja czy informacja. Na końcu 5 minut na ustalenie, kto co robi.
Oznaczenie, przy którym punkcie ma zapaść decyzja, skraca spotkania bardziej niż jakakolwiek inna sztuczka.
4. Zadania z notatek ze spotkania
Po spotkaniu masz notatki albo transkrypcję, a nikt nie wie, kto co ma zrobić.
Z poniższych notatek wyciągnij:
1. podjęte decyzje,
2. zadania w tabeli: kto, co, do kiedy,
3. sprawy otwarte.
Jeśli przy zadaniu nie padła osoba albo termin, wpisz „nie ustalono”.
[wklej notatki albo transkrypcję]
Muszę zdecydować: [decyzja, warianty].
Co jest dla mnie ważne: [kryteria]
Ograniczenia: [budżet, czas]
Dla każdego wariantu: zalety, wady, ryzyka, koszt pomyłki.
Potem zagraj adwokata diabła wobec wariantu, który wydaje się najlepszy.
Nie podejmuj decyzji za mnie.
Adwokat diabła wyłapuje rzeczy, których nie chcesz widzieć, bo już podjąłeś decyzję w głowie.
6. Procedura z opisu
Coś robisz od lat z pamięci i chcesz to przekazać komuś innemu.
Opiszę, jak robię [czynność]. Zrób z tego procedurę, którą wykona nowa osoba bez pytania mnie:
- numerowane kroki,
- przy każdym, co ma być efektem,
- typowe błędy i jak ich uniknąć,
- kiedy przerwać i zapytać.
Mój opis:
[opis, nawet chaotyczny]
Spisane procedury to pierwszy krok do automatyzacji. Proces, którego nikt nie spisał, trudno oddać komukolwiek, człowiekowi czy AI.
7. Checklista
Robisz coś co jakiś czas i za każdym razem o czymś zapominasz.
Zrób checklistę dla [czynność, np. otwarcie sklepu rano / wysyłka zamówienia hurtowego].
Kontekst: [szczegóły].
Maksymalnie 15 punktów, w kolejności wykonania. Punkty krytyczne oznacz gwiazdką.
Wydrukowana checklista przy stanowisku pracy działa lepiej niż ta w folderze na dysku.
8. Brief dla współpracownika
Chcesz oddać zadanie komuś innemu, ale tłumaczenie zajmuje tyle, co zrobienie samemu.
Przygotuj brief zadania dla [kto, jego doświadczenie].
Zadanie: [co]
Po co: [cel]
Jak wygląda gotowe: [kryteria]
Termin: [data]
Na co uważać: [pułapki]
Kiedy ma do mnie przyjść z pytaniem: [sytuacje]
Maksymalnie pół strony.
Punkt „jak wygląda gotowe” rozwiązuje większość nieporozumień przy delegowaniu.
9. Plan dnia przy przeciążeniu
Dzień się sypie, wszystko jest pilne, a Ty masz cztery godziny.
Mam dziś [czas] i te zadania: [lista z terminami].
Pomóż mi zdecydować, co robię, co przesuwam i komu co napisać, żeby przesunięcie nikogo nie zaskoczyło.
Podaj też gotowe krótkie wiadomości do osób, których dotyczy przesunięcie.
Gotowe wiadomości o przesunięciu usuwają najbardziej nieprzyjemną część: pisanie, że czegoś nie zdążysz.
10. Retrospektywa projektu
Projekt się skończył i chcesz, żeby następny poszedł lepiej.
Projekt: [opis]. Co poszło dobrze: [lista]. Co źle: [lista]. Liczby: [plan a wykonanie].
Przygotuj retrospektywę: 3 rzeczy do powtórzenia, 3 do zmiany, konkretne działania na następny projekt z osobą odpowiedzialną.
Bez szukania winnych.
Zapisane wnioski przeczytaj przed startem kolejnego projektu. Inaczej te same błędy wracają.
Od planowania do automatyzacji
Jeśli planujesz te same rzeczy co tydzień, część tej pracy da się oddać automatom. Zadania z maili mogą same trafiać do listy, notatki ze spotkań same się streszczać, a raporty same przychodzić w poniedziałek. Od czego zacząć, piszę w tekście automatyzacja w małej firmie.
Najczęstsze pytania
Czy AI może zarządzać moim kalendarzem?
Tak, przez integracje: asystent z dostępem do kalendarza może proponować terminy i układać plan. Na start polecam jednak prompty powyżej, a dopiero potem dawanie AI dostępu do kalendarza.
Który model najlepiej planuje?
Przy złożonych planach z wieloma zależnościami lepiej sprawdzają się modele rozumujące. Przy zwykłym planie tygodnia wystarczy każdy popularny model.