Prompty do maili: gotowe szablony do pisania i odpowiadania
Dwanaście promptów do maili, które piszesz najczęściej i najbardziej niechętnie: przypomnienia o płatności, odmowy, odpowiedzi na pretensje i follow-upy po ofercie.
Cezary Gąsior · AI Software·12 promptów·
Mail to najlepsze miejsce, żeby zacząć z AI. Zadanie jest krótkie, efekt widać od razu, a ryzyko małe, bo i tak czytasz tekst przed wysłaniem. Z moich obserwacji wynika, że najwięcej czasu ludzie tracą nie na maile długie, tylko na niezręczne: jak odmówić, jak upomnieć się o pieniądze, jak odpisać komuś, kto jest wściekły.
Każdy prompt poniżej ma miejsca w nawiasach kwadratowych do uzupełnienia. Im więcej konkretu tam wpiszesz, tym mniej poprawek. Jeśli chcesz zrozumieć, dlaczego te prompty są zbudowane właśnie tak, zajrzyj do poradnika jak pisać dobre prompty.
1. Odpowiedź na mail z pretensjami
Klient jest zdenerwowany, pisze ostro i częściowo ma rację. Chcesz odpisać spokojnie, bez przyznawania się do rzeczy, za które firma nie odpowiada.
Jesteś doświadczonym specjalistą obsługi klienta w firmie [branża, np. sklep z meblami].
Klient napisał do nas maila z pretensjami. Oto jego treść:
[wklej mail klienta]
Fakty po naszej stronie:
- [co faktycznie się stało, np. dostawa opóźniona o 5 dni przez przewoźnika]
- [co możemy zaproponować, np. zwrot kosztów dostawy]
- [czego nie możemy zrobić, np. rabatu na całe zamówienie]
Napisz odpowiedź, która:
- zaczyna od uznania, co poszło nie tak, bez ogólników w stylu „przepraszamy za niedogodności”,
- jasno mówi, co zrobimy i kiedy,
- nie obiecuje niczego ponad to, co wymieniłem wyżej,
- ma maksymalnie 150 słów i zwraca się do klienta per Pan/Pani.
Najważniejsza jest lista rzeczy, których nie możesz zrobić. Bez niej model chętnie obiecuje rabaty i gratisy, żeby udobruchać klienta.
2. Przypomnienie o zaległej płatności
Faktura jest po terminie, klient milczy, a Ty nie chcesz ani się płaszczyć, ani zepsuć relacji.
Napisz uprzejme, ale stanowcze przypomnienie o zaległej płatności.
Kontekst:
- Klient: [nazwa firmy], współpracujemy od [ile lat lub miesięcy]
- Faktura nr [numer] na kwotę [kwota] zł, termin płatności minął [data]
- To [pierwsze / drugie / trzecie] przypomnienie
- Zależy mi na utrzymaniu współpracy: [tak / raczej nie]
Wymagania:
- Podaj numer faktury, kwotę i nowy termin: [data]
- Ton rzeczowy, bez przepraszania za to, że się upominam
- Przy drugim i trzecim przypomnieniu wspomnij o konsekwencjach: [np. wstrzymanie realizacji zamówień, odsetki ustawowe]
- Maksymalnie 120 słów
Zmieniaj pole z numerem przypomnienia. Ten sam prompt da trzy maile o rosnącym tonie, więc masz gotową ścieżkę upominania się na trzy etapy.
3. Odmowa bez palenia mostów
Musisz odmówić: zniżki, dodatkowej pracy w cenie, współpracy. Chcesz, żeby druga strona nie poczuła się zbyta.
Muszę odmówić w mailu. Sytuacja:
[opisz prośbę, na którą odmawiasz, np. klient prosi o 20% rabatu przy przedłużeniu umowy]
Powód odmowy (prawdziwy, mogę go podać wprost lub ogólnie): [powód]
Co mogę zaproponować zamiast: [alternatywa albo „nic”]
Napisz krótki mail z odmową, który:
- mówi „nie” w pierwszym lub drugim zdaniu, bez owijania w bawełnę,
- podaje powód jednym zdaniem,
- proponuje alternatywę, jeśli ją podałem,
- zostawia otwarte drzwi na przyszłość, ale bez pustych obietnic.
Maksymalnie 100 słów.
Modele mają skłonność do trzech akapitów łagodzenia przed właściwą odmową. Wymóg „nie” w pierwszym lub drugim zdaniu ucina to od razu.
4. Streszczenie długiego wątku mailowego
Dołączasz do wątku z trzydziestoma wiadomościami albo wracasz po urlopie i nie wiesz, co ustalono.
Poniżej jest wątek mailowy. Przeczytaj go i przygotuj streszczenie w takim formacie:
1. O co chodzi (2 zdania)
2. Co zostało ustalone (lista)
3. Kto ma co zrobić i do kiedy (tabela: osoba, zadanie, termin)
4. Co jest wciąż otwarte albo sporne
5. Na co muszę odpowiedzieć ja, czyli [twoje imię i rola]
Jeśli czegoś nie da się ustalić z treści wątku, napisz „niejasne” zamiast zgadywać.
Wątek:
[wklej wątek, od najstarszej do najnowszej wiadomości]
Zdanie o pisaniu „niejasne” zamiast zgadywania to prosta ochrona przed halucynacjami. Bez niego model chętnie dopowie terminy, których nikt nie ustalił.
5. Skrócenie i wyostrzenie własnego maila
Napisałeś maila, ale wyszedł za długi i nie wiadomo, o co w nim prosisz.
Oto mój mail:
[wklej swój mail]
Popraw go tak, żeby:
- był o połowę krótszy,
- najważniejsza prośba lub informacja była w pierwszym zdaniu,
- zostały wszystkie konkretne dane (liczby, daty, nazwy),
- brzmiał jak ja, a nie jak broszura: zachowaj mój styl i poziom formalności.
Pod poprawioną wersją wypisz w punktach, co usunąłeś, żebym mógł sprawdzić, czy nic ważnego nie zniknęło.
Lista usuniętych rzeczy zajmuje modelowi pięć sekund, a Tobie oszczędza porównywania dwóch wersji zdanie po zdaniu.
6. Follow-up po ofercie bez odpowiedzi
Wysłałeś ofertę tydzień temu i cisza. Chcesz przypomnieć się bez natarczywości.
Tydzień temu wysłałem ofertę i nie dostałem odpowiedzi. Szczegóły:
- Klient: [imię, stanowisko, firma]
- Czego dotyczyła oferta: [krótko]
- O czym rozmawialiśmy przed ofertą: [np. jego główny problem]
- Nowa, przydatna informacja, którą mogę dorzucić: [np. zwolnił się termin realizacji w październiku]
Napisz krótki follow-up (do 80 słów), który:
- nie zaczyna się od „Chciałem tylko przypomnieć”,
- wnosi coś nowego (użyj informacji powyżej),
- kończy się jednym prostym pytaniem, na które łatwo odpowiedzieć tak lub nie.
Pytanie zamknięte na końcu to najprostszy sposób, żeby dostać jakąkolwiek odpowiedź. Nawet „nie, dziękuję” jest lepsze niż czekanie.
7. Prośba o opinię albo referencje
Projekt zakończony, klient zadowolony. Chcesz opinii w Google albo referencji, ale nie wiesz, jak o to poprosić.
Napisz mail do klienta z prośbą o [opinię w Google / referencje na piśmie / krótki cytat na stronę].
Kontekst:
- Klient: [imię, firma]
- Co dla niego zrobiliśmy: [projekt, efekt]
- Link do wystawienia opinii: [link]
Mail ma:
- zacząć od konkretnego podziękowania, związanego z tym projektem,
- poprosić wprost, w jednym zdaniu,
- podsunąć 2-3 pytania, na które klient może odpowiedzieć, żeby łatwiej mu było coś napisać (np. co się zmieniło po współpracy),
- mieć maksymalnie 100 słów.
Podpowiedziane pytania robią największą różnicę. Klient, który chce pomóc, często nie wie, co napisać, i odkłada to na nigdy.
8. Zmiana tonu na spokojny i profesjonalny
Napisałeś maila w nerwach. Treść jest dobra, ton nie.
Przepisz ten mail tak, żeby był profesjonalny i spokojny, ale nie stracił stanowczości.
Wszystkie fakty, żądania i terminy mają zostać bez zmian.
Usuń sarkazm, wielkie litery i wykrzykniki.
Nie dodawaj przeprosin, jeśli nie ma ich w oryginale.
[wklej mail]
Krótki prompt, a oszczędza sporo kłopotów. Warunek „bez przeprosin” jest ważny: modele lubią łagodzić, a nie o to chodzi, kiedy masz rację.
9. Odpowiedź na zapytanie ofertowe
Przychodzi zapytanie, które wymaga kilku doprecyzowań, zanim podasz cenę.
Dostałem zapytanie ofertowe:
[wklej zapytanie]
Nasza oferta w skrócie: [co robimy, widełki cenowe, typowy czas realizacji]
Napisz odpowiedź, która:
- dziękuje za zapytanie jednym zdaniem,
- podaje orientacyjne widełki ceny, jeśli da się je określić na podstawie zapytania,
- zadaje maksymalnie 4 pytania, bez których nie da się przygotować dokładnej oferty,
- proponuje 15-minutową rozmowę jako alternatywę dla odpowiadania mailem,
- ma do 150 słów.
Limit czterech pytań pilnuje, żeby klient nie dostał ankiety na dwadzieścia punktów. Resztę dopytasz na rozmowie.
10. Przeprosiny za błąd firmy
Firma naprawdę zawiniła: pomyłka w fakturze, nie ta dostawa, zapomniany termin.
Nasza firma popełniła błąd i muszę przeprosić klienta. Co się stało:
[opis błędu]
Co już zrobiliśmy, żeby go naprawić: [działania]
Co zmieniamy, żeby się nie powtórzył: [zmiana]
Rekompensata, jeśli jest: [np. rabat 10% na kolejne zamówienie]
Napisz przeprosiny, które:
- nazywają błąd konkretnie, bez „niedogodności” i „nieprzewidzianych okoliczności”,
- biorą odpowiedzialność bez tłumaczenia się,
- mówią, co już naprawiliśmy i co zmieniamy,
- mają do 130 słów.
Ludzie wybaczają konkretne przeprosiny, a ogólne ich irytują. Ten prompt wymusza konkret.
11. Mail po angielsku do zagranicznego kontrahenta
Piszesz do partnera z zagranicy i chcesz, żeby tekst brzmiał naturalnie, a nie jak przepuszczony przez tłumacza.
Przetłumacz i dopasuj poniższy mail na angielski biznesowy.
Odbiorca: [kto, z jakiego kraju, jak dobrze się znamy].
Poziom formalności: [formalny / uprzejmy, ale swobodny].
Nie tłumacz słowo w słowo. Użyj zwrotów, których naturalnie użyłby native speaker w takiej sytuacji.
Zachowaj wszystkie liczby, daty i warunki.
Na końcu dopisz po polsku 2-3 uwagi, jeśli jakieś sformułowanie z oryginału w angielskim brzmiałoby dziwnie albo zbyt ostro.
[wklej mail po polsku]
Uwagi na końcu uczą przy okazji, co w polskim mailu brzmi po angielsku niezręcznie, na przykład zbyt bezpośrednie prośby.
12. Gotowe odpowiedzi na powtarzalne pytania
Te same pięć pytań od klientów wraca co tydzień i za każdym razem piszesz odpowiedź od zera.
Poniżej jest lista pytań, które klienci zadają nam najczęściej, razem z informacjami potrzebnymi do odpowiedzi.
[pytanie 1] | [fakty do odpowiedzi]
[pytanie 2] | [fakty do odpowiedzi]
[kolejne pytania w tym samym formacie]
Dla każdego pytania przygotuj gotową odpowiedź mailową do wklejenia:
- 40-80 słów,
- z miejscem na imię klienta oznaczonym [imię],
- w tonie: [np. uprzejmy, na Ty / formalny, per Pan/Pani],
- bez obietnic, których nie ma w faktach.
Zwróć wynik jako listę: pytanie, a pod nim odpowiedź.
Gotowe odpowiedzi zapisz jako szablony w programie pocztowym. Kiedy uzbiera się ich kilkadziesiąt, to dobry materiał do bazy wiedzy chatbota albo agenta AI.
Jak dopasować te prompty do swojej firmy
Najwięcej daje dopisanie na początku promptu dwóch zdań o firmie: czym się zajmujesz, do kogo piszesz i jakim tonem. Jeśli korzystasz z ChatGPT albo Claude często, wpisz to raz jako stałe instrukcje (w ChatGPT w ustawieniach personalizacji, w Claude w projekcie). Wtedy nie trzeba tego powtarzać.
Druga rzecz to przykłady. Wklej do promptu dwa maile, które napisałeś sam i które uważasz za dobre, z dopiskiem „pisz w podobnym stylu”. Model złapie Twój ton szybciej niż z jakiegokolwiek opisu. To technika few-shot.
Czego nie wklejać do czatu
Maile klientów często zawierają dane osobowe: imiona, adresy, numery zamówień, czasem informacje o zdrowiu. W darmowych, konsumenckich wersjach czatów takie dane mogą posłużyć do trenowania modeli, jeśli tego nie wyłączysz. Zanim wkleisz cudzy mail, usuń z niego nazwiska i dane kontaktowe albo korzystaj z wersji firmowej z umową powierzenia danych. Zasady opisałem w tekście o bezpiecznym korzystaniu z AI w firmie.
Jeśli takich maili jest dużo, ręczne wklejanie przestaje mieć sens. Wtedy lepiej sprawdza się automatyzacja skrzynki mailowej, w której AI sortuje wiadomości i przygotowuje szkice odpowiedzi prosto w Twojej poczcie.
Najczęstsze pytania
Czy odbiorca pozna, że mail napisała AI?
Po surowej odpowiedzi modelu często tak. Zdradzają ją długie wstępy, zwroty w stylu „mam nadzieję, że ta wiadomość zastanie Cię w dobrym zdrowiu” i idealnie równe akapity. Dlatego w promptach narzucam limit słów i konkret. Przeczytaj tekst przed wysłaniem i zmień dwa, trzy sformułowania na swoje, wtedy nikt nie zauważy różnicy.
Który model najlepiej pisze maile po polsku?
Wszystkie trzy główne, czyli ChatGPT, Claude i Gemini, piszą po polsku dobrze. Różnice dotyczą raczej stylu niż poprawności. Najlepiej sprawdzić ten sam prompt w dwóch i wybrać styl, który bardziej Ci pasuje. Szersze porównanie jest w tekście ChatGPT, Claude czy Gemini.
Czy mogę dać AI dostęp do skrzynki, żeby sama odpisywała?
Technicznie tak, ale na start nie polecam wysyłania bez kontroli. Rozsądny pierwszy krok to AI, która przygotowuje szkice odpowiedzi, a Ty je zatwierdzasz jednym kliknięciem. Jak to zbudować, opisuję w tekście o automatyzacji poczty z AI.